一、適用對象：推薦機關主動推薦之團體或個人、申請推薦的團體或個人。
二、申請推薦之團體或個人，應依參選獎項及填寫說明完成線上申請作業，列印申請表1份（內含系統產生1組申請序號）經服務機關逐層核章，併同佐證資料電子檔1份，參選個人獎項者應一併列印「個人資料蒐集聲明暨同意書」1份親筆簽名或蓋章，於114年6月2日（星期一）前送達推薦機關辦理初選。
三、申請表為A4尺寸，請先行瀏覽/下載申請表格式，準備下列資料，撰擬草稿：
（一）圖書館/個人簡介：含主標題（15字為限）及內文（250字為限）。
（二）推薦理由：600-800字短文，含標題及內文以綜合說明推薦理由及貢獻。
（三）具體事蹟：以5000字為限，以112年1月1日至113年12月31日期間重要事蹟，依時間先後分點條列說明。
（四）佐證資料PDF電子檔：請對應於具體事蹟順序提供佐證資料，尺寸為A4，每冊限300頁，最多上傳3冊，無須列印紙本。
（五）彰顯貢獻事蹟之影像清晰照片8張電子檔，檔名格式為「獎項_參選者全銜_圖說」，解析度至少300dpi，圖片大小至少2M。
（六）「傑出圖書館館員獎」、「傑出圖書館主管獎」、「地方首長獎」及「特別貢獻獎個人組」等個人獎項參選者，請準備近半年「正面個人生活照」1張，身體比例至少占照片的1半，以半身照為宜，檔名格式為「獎項+參選者全銜」，解析度至少300dpi，圖片大小至少2M。
四、草稿檔案請申請人自行保管，僅作為編輯文稿、定稿前單位內部陳核用途，定稿後請於本網站完成「線上申請」程序。
五、請點下方申請獎項按鈕進入「申請表」頁面，依各項欄位說明填寫及上傳檔案（佐證資料、照片），填寫完畢按「儲存」，系統將寄送申請表連結網址至指定電子信箱，申請者可點連結進行資料修改。
六、確認參選者姓名/機關全銜、基本聯絡資訊及各項欄位填寫完整且正確無誤，請點「送件申請」，系統將自動產出申請表PDF格式，內含1組申請序號，並有教育部部徽浮水印，個人獎項申請表一併產出「個人資料蒐集聲明暨同意書」，寄送至指定電子信箱。
七、請列印申請表1份經服務機關核章，「個人資料蒐集聲明暨同意書」須參選者親筆簽名或蓋章，併同佐證資料電子檔1份，於114年6月2日（星期一）送達推薦機關辦理初選。
八、推薦機關完成初選後，如欲通知受推薦之團體或個人修正申請資料，請依說明二重新完成線上申請作業，列印申請表1份（取得新的申請序號）經服務機關逐層核章，併同佐證資料電子檔1份，個人獎項應一併列印「個人資料蒐集聲明暨同意書」1份親筆簽名或蓋章，儘速送回推薦機關，依新的申請序號填列推薦名單。